PTAイベントの企画書はどう作る？学校へ説明しやすい項目
PTAイベントの企画を考え始めると、
「学校へ説明するとき、何をまとめればいい？」
「企画書はきちんとした書式で作らないといけない？」
「まだ決まっていないことがあるけれど、企画を出しても大丈夫？」
と迷うことがあります。
PTAイベントの企画書は、立派な資料を作ること自体が目的ではありません。
大切なのは、
何のために行うイベントなのか
誰が参加するのか
どのような内容を考えているのか
学校側に何を確認したいのか
PTA側でどのような準備が必要なのか
を、関係者が確認しやすい形に整理することです。
企画内容がまだ完全に決まっていなくても、「決まっていること」と「これから確認すること」を分ければ、相談のための資料として使いやすくなります。
この記事では、PTAイベントの企画書に整理しておきたい項目と、学校やPTA内で確認しやすくするための考え方を紹介します。
なお、アイキャッチに描かれている人物・学校を想起させる背景・打ち合わせ場面は、記事内容を説明するための一般的な生成イメージです。実際の学校、PTA担当者、打ち合わせ実績を示したものではありません。
目次
PTAイベントの企画書は「確認しやすくするための資料」
企画書という言葉を聞くと、
「正式な書類を作らなければ」
「細かいところまで全部決めなければ」
と考えるかもしれません。
しかし、PTAイベントでは、学校やPTAごとに必要な書式や確認方法が異なります。
そのため、最初から特定のフォーマットへ当てはめるより、
「この企画について、関係者が何を確認すればよいか」
を整理することから始めると分かりやすくなります。
学校やPTAで指定された様式がある場合は、その運用に従ってください。
指定がない場合でも、イベントの全体像が分かる項目を整理しておけば、打ち合わせや確認に使いやすくなります。
この図は、PTAイベントの企画書を整理するときの考え方を示した一般的な説明用イメージです。図中の「決定済み」「要確認」「未定」の区分や項目の割り当ては一例であり、実際には企画ごとの確認状況に応じて整理してください。学校やPTAで企画書の様式や確認方法が決まっている場合は、その運用に従いましょう。
まずイベントの目的を書く
企画書の最初に整理したいのは、
「なぜこのイベントを行うのか」
です。
たとえば、
子どもたちが楽しめる時間をつくりたい
親子で一緒に参加できる機会にしたい
学年を越えて楽しめる企画にしたい
普段とは違う体験ができる機会をつくりたい
など、イベントによって目的は異なります。
目的が分かると、学校側やPTA内でも、
「この企画内容は目的に合っているか」
「対象となる参加者に合っているか」
を確認しやすくなります。
目的を長く説明する必要はありません。
企画を選ぶときの基準になる程度に、簡潔に整理しておきましょう。
参加対象を整理する
次に、誰を対象にしたイベントなのかを書きます。
たとえば、
児童
保護者
親子
特定の学年
複数の学年
兄弟姉妹を含む参加
などです。
ここで重要なのは、参加人数を必ず確定させることではありません。
企画を考える段階では、まだ申込前で人数が分からない場合もあります。
その場合は、
「対象は全学年」
「親子参加を想定」
「人数は申込後に確定予定」
など、現在分かっている範囲を整理します。
未確定の情報を無理に数字にする必要はありません。
企画内容は「何をするのか」が分かる程度にまとめる
企画書では、イベントの内容も整理します。
ただし、初期段階から当日の細かな進行まで書き込む必要はありません。
まずは、
どのような企画か
観覧中心か、参加する場面があるか
PTA側で行う企画か
外部出演者などへ依頼する企画か
おおまかにどのような流れを想定しているか
といった全体像が分かれば、確認を進めやすくなります。
自分たちで企画するか、外部の出演者へ依頼するかをまだ検討している場合は、先に運営方法そのものを整理してから企画書へ反映してもよいでしょう。
企画書では、判断途中の内容まで「決定事項」のように書かないことが大切です。
開催時期・会場は決まっている範囲で書く
開催日時や会場についても、企画書に整理しておくと関係者が確認しやすくなります。
ただし、
「日付まで確定していなければ企画書を作れない」
ということではありません。
たとえば、
開催候補の時期
使用を検討している会場
体育館や教室など希望している場所
学校側への確認が必要な事項
など、現時点で分かっている範囲を書きます。
学校会場を使用する場合は、利用可能な場所や設備、学校行事との関係など、別途確認が必要になることがあります。
「決定」「要確認」「未定」を分ける
企画書を分かりやすくするために特に役立つのが、
決定していること
学校やPTA内で確認したいこと
まだ決まっていないこと
を分けることです。
たとえば、
「会場：体育館」
とだけ書くと、すでに使用許可が取れているように見える場合があります。
まだ確認前であれば、
「会場候補：体育館／学校側へ確認予定」
と書いた方が状況を共有しやすくなります。
未定であること自体が問題なのではありません。
未定なのか、決定済みなのかが分からない状態を避けることが重要です。
PTA側で必要になりそうな準備を書く
企画内容が決まってくると、PTA側で必要な準備も見えてきます。
たとえば、
参加者への案内
参加申込
受付
会場準備
当日の役割分担
必要な備品
片付け
などです。
企画書の段階ですべての担当者を決める必要はありません。
まずは、
「この企画を実施すると、PTA側でどのような作業が必要になりそうか」
を確認できる程度に整理します。
企画そのものが魅力的でも、準備負担が大きすぎると実施が難しくなる場合があります。
そのため、企画内容と合わせて準備の大きさも確認できる形にしておくと判断しやすくなります。
学校側に確認したいことを企画書の中で明確にする
企画書を学校へ共有する場合、
「この企画を見てください」
だけでは、どこを確認してほしいのか分かりにくいことがあります。
そこで、
会場を使用できるか
日程上問題がないか
学校側との役割分担
使用予定の設備について確認が必要か
参加対象について確認事項があるか
など、学校側へ確認したい項目を分けておく方法があります。
すでに確認済みのことと、これから確認することを区別すると、やり取りも整理しやすくなります。
学校側との確認事項をもう少し具体的に整理したい場合は、PTAイベントで学校の先生に確認しておきたいことも参考になります。
予算は「現時点で分かる範囲」を整理する
PTAイベントでは、企画と予算を切り離して考えることはできません。
ただし、企画書を作り始める段階では、すべての金額が確定していないこともあります。
その場合は、
予算枠を確認中
必要な費用を確認予定
外部依頼を検討する場合は見積もり予定
など、現状を書きます。
未確認の金額を推測して企画書に入れる必要はありません。
また、外部出演者から見積もりを取る場合も、企画書ではまず「外部出演を検討している」「費用確認が必要」といった状態を共有できれば十分な場合があります。
見積もりを受け取ったあとは、金額だけでなく、何が含まれているのか、PTA内で確認が必要な項目は何かを整理してから検討すると分かりやすくなります。
外部出演者を検討している場合に書いておきたいこと
外部の出演者へ依頼する可能性がある場合は、企画書にもその点を書いておくと、学校やPTA内で相談しやすくなります。
たとえば、
どのような内容を想定しているか
参加対象
会場候補
PTA側で確認が必要なこと
見積もりや詳細確認がこれからなのか
などです。
この段階で出演内容や条件を創作したり、決まっていないことを確定事項として書いたりする必要はありません。
外部出演の候補として現在公開されている内容を確認したい場合は、マジカルシャボン玉ショーのサービス案内からサービス内容を確認できます。
企画書には、確認した事実だけを使い、まだ決まっていない内容は「検討中」「要確認」として整理しましょう。
当日の流れは大枠だけでもよい
企画書に当日の流れを入れる場合も、最初から細かな進行表を完成させる必要はありません。
たとえば、
受付
開始
メイン企画
終了案内
退場
など、大きな流れだけでも全体像を共有できます。
企画が承認され、詳細が決まってから、時間配分や担当者を入れた進行表へ具体化していけばよいでしょう。
企画書と当日の進行表は役割が異なります。
企画書は「このイベントをどう考えているか」を確認する資料、進行表は「当日どう動くか」を確認する資料として分けると整理しやすくなります。
企画書を長くしすぎない
情報を漏らさないようにすると、企画書が長くなることがあります。
しかし、読む側が最初に確認したいのは、
目的
対象
内容
開催時期・会場
必要な準備
予算に関する状況
確認が必要な事項
などの全体像です。
細かな資料が必要な場合は、企画書本体とは分けて参考資料として扱う方法もあります。
情報量を増やすことより、
「何が決まっていて、何を確認すればよいか」がすぐ分かること
を優先しましょう。
企画書を作ったら「誰が確認する資料か」を見直す
最後に、
「この資料を誰が読むのか」
を考えて見直します。
PTA役員同士で相談するための資料と、学校側へ確認してもらう資料では、必要な説明が少し異なる場合があります。
たとえば、PTA内では分かっている略称や経緯でも、学校側には補足した方が分かりやすいことがあります。
反対に、検討途中の細かな議論まで、すべて学校側へ共有する必要があるとは限りません。
読み手が、
企画の全体像を理解できる
自分が確認すべき点が分かる
未定事項を決定事項と誤解しない
状態になっているかを確認しましょう。
最初から完成形にしなくてもよい
企画書は、一度作ったら変更してはいけない資料ではありません。
学校との確認やPTA内の話し合いを進める中で、
会場が変わる
日程候補が変わる
参加対象が変わる
企画内容が調整される
外部出演を検討することになる
といった変化もあります。
重要なのは、変更が出たときに最新版が分かるよう整理し、関係者の認識を合わせることです。
学校やPTAで資料管理の方法が決まっている場合は、その運用に従ってください。
まとめ｜企画書は「何を確認すればよいか」が分かる形にする
PTAイベントの企画書は、立派な書類を作ること自体が目的ではありません。
学校やPTA内でイベントを検討するときに、
イベントの目的
参加対象
企画内容
開催時期・会場
PTA側で必要になりそうな準備
学校側へ確認したいこと
予算について現在分かっていること
決定済み・要確認・未定の区別
が分かるよう整理することが大切です。
まだ決まっていないことがあっても、無理に埋める必要はありません。
「ここまでは決まっている」
「ここからは確認が必要」
と分けておけば、学校やPTA内でも話し合いを進めやすくなります。
企画書を作る前に、イベント担当として最初に何から整理するか確認したい場合は、初めてPTAイベント担当になったら何から始める？も参考になります。
まずは、読む人が「何が決まっていて、何を確認すればよいか」を理解できる企画書を目指しましょう。
