企業ファミリーデーで外部出演者を選ぶときのポイント
企業ファミリーデーで外部出演者を呼ぶことになったとき、
「子ども向けイベントに慣れている人なら誰でもよい？」
「家族みんなで楽しめる出演者は、何を基準に選べばよい？」
「ショーの内容だけを比較すればよい？」
と迷うことがあります。
企業ファミリーデーでは、社員本人だけでなく、その家族も同じ会場で過ごします。
そのため、外部出演者を選ぶときも、
「その出演者がおもしろそうか」だけではなく、「ファミリーデー全体の中で何を担ってもらうのか」
を先に考えることが大切です。
全員で同じ時間を共有するメイン企画を任せたいのか。
親子が一緒に楽しむ時間を作りたいのか。
子どもが楽しめる時間を一つ加えたいのか。
ほかの交流企画や自由時間と組み合わせたいのか。
求める役割によって、比較すべき出演者も変わります。
この記事では、企業ファミリーデーで外部出演者を選ぶときに、イベント全体での役割と候補者の相性をどう確認するかを整理します。
目次
最初に「何をしてくれる人か」ではなく「何を任せたいか」を決める
出演者を探し始めると、
・マジシャン
・パフォーマー
・音楽系の出演者
・参加型の企画
など、さまざまな候補が目に入ります。
しかし、最初から演目だけを比較すると、
「楽しそうだから」
「子どもが喜びそうだから」
という基準だけで選びやすくなります。
企業ファミリーデーでは、先にイベント全体を見て、
外部出演者へどの役割を任せたいのか
を整理すると比較しやすくなります。
たとえば、
・参加者が一度集まるメイン企画を任せたい
・親子が一緒に見られる時間を作りたい
・子どもが楽しめる企画を一つ加えたい
・長いイベントの中に一つの山場を作りたい
などです。
企業ファミリーデー全体の組み立て方から考えたい場合は、企業ファミリーデーは何を企画する？滞在時間が違う家族への考え方で基本的な考え方を整理しています。
※画像は、企業ファミリーデーで外部出演者を比較するときの考え方を説明する一般的な生成イメージです。図中の候補A・Bやマジック・バルーン等の表現、機材準備・案内などの分担は比較方法を示す一般例であり、TOMOが実際に提供する演目や、すべてのイベントに共通する固定的な役割分担を示すものではありません。実在する企業・出演者・開催事例を表した画像でもありません。
※本記事のアイキャッチ画像も一般的な生成イメージです。実在する企業・出演者・企業ファミリーデーの開催事例や実績写真を示すものではありません。
外部出演者だけでファミリーデー全体を完成させようとしない
企業ファミリーデーには、外部出演者が登場する時間以外にも、
・社員や家族が交流する
・自由に過ごす
・休憩する
・別の企画へ参加する
といった時間があります。
そのため、一人の出演者に、
「子どもも楽しませてほしい」
「大人の交流も作ってほしい」
「長い時間ずっと会場を盛り上げてほしい」
「イベント全体を成立させてほしい」
と、すべての役割を求める必要はありません。
大切なのは、
出演者がイベント全体のどの部分を担当するのか
を明確にすることです。
外部出演者の時間と、それ以外の時間を分けて考えると、候補を比較しやすくなります。
ショーなどのメイン企画以外の時間については、社員家族向けイベントでショー以外の時間をどう作る？で詳しく整理しています。
「子ども向けが得意」だけで決めない
企業ファミリーデーには子どもが参加しますが、子どもだけのイベントではありません。
同じ会場には、
・社員本人
・保護者
・年齢の異なる子ども
・兄弟姉妹
などが一緒にいます。
そのため、
「子ども向けの出演経験がある」
ことだけではなく、
家族全体が同じ空間で過ごすイベントとして成立するか
を見ることが重要です。
たとえば、候補者へ確認するときは、
・子どもだけを対象にする内容なのか
・親子で一緒に見られるのか
・大人も同じ場所で無理なく過ごせるのか
・見るだけの参加でも成立するのか
といった点を確認できます。
企業イベントに子ども向け企画を入れる意味そのものについては、企業イベントで子ども向け企画を入れる意味とは？で確認できます。
大人の交流との関係は「役割の範囲」で比較する
企業ファミリーデーでは、外部出演者の企画以外に、社員同士や家族同士が交流する時間を設ける場合があります。
出演者選びでは、交流方法そのものを決めるのではなく、
今回任せたい役割に対して、候補者の提案がどこまで対応し、どこからが主催者側の企画として残るのか
を確認します。
たとえば、
・出演企画の時間だけを担当するのか
・親子で一緒に楽しむ時間まで含めて提案できるのか
・その前後の交流や自由時間は主催者側で設計するのか
といった役割の境界です。
候補者によって提案範囲は異なります。
重要なのは、すべてを出演者へ任せることではなく、今回期待している役割と提案内容が一致しているかを見ることです。
子ども向け企画と大人の交流そのものの組み合わせ方については、企業ファミリーデーで子ども向け企画と大人向け交流を両立するには？で詳しく紹介しています。
年齢幅への対応は候補者の提案内容を確認する
企業ファミリーデーでは、参加する子どもの年齢がそろわないことがあります。
出演者を選ぶときは、
・どのような年齢層を想定しているか
・年齢幅がある場合にどのような見せ方を考えるか
・見るだけの子どもも参加しやすいか
・親子で一緒に楽しめるか
などを候補者へ確認します。
そのうえで、
今回任せたい役割に対して、年齢幅への対応を候補者側でどこまで考えられるのか
を比較します。
たとえば、幅広い年齢が一緒に見るメイン企画を任せたいのであれば、その条件を伝えたうえで提案内容を確認します。
一方で、年齢別の別企画まで必要な場合は、それを外部出演者が担当するのか、主催者側で別に用意するのかを整理します。
年齢幅が広い場合のイベント全体の考え方については、企業ファミリーデーで年齢幅が広い子どもへの企画をどう考える？で整理しています。
途中参加・途中退出は「候補者側と主催者側の対応範囲」を確認する
企業ファミリーデーでは、家族によって来場時間や退出時間が異なる場合があります。
出演者選びでは、この条件を候補者へ伝え、
出演内容側でどこまで対応でき、どこからが主催者側の会場設計や案内として残るのか
を確認します。
たとえば、
・出演内容そのものの構成で調整できる部分
・主催者側で案内しておく必要がある部分
・会場や客席配置で対応する部分
を分けて考えます。
途中参加・途中退出への対応を一つの出演者だけで解決する必要はありません。
企業ファミリーデー全体での具体的な企画設計については、企業ファミリーデーで途中参加・途中退出が多い場合の企画設計で確認できます。
イベント全体のどこに入る出演者なのかを確認する
外部出演者を選ぶときは、出演時間だけを見るのではなく、
ファミリーデー全体のどの位置に入るのか
も考えます。
たとえば、
・全員が集まる時間を担う
・イベントの途中に一つの山場を作る
・ほかの企画と役割を分ける
などです。
ここでも確認したいのは、時間割の作り方そのものではありません。
候補者へファミリーデー全体の流れを伝えたときに、
・予定している役割をその時間帯で担えるのか
・前後の企画との切り替えに何が必要なのか
・主催者側で確保しておく時間や準備は何か
を具体的に説明してもらえるかを比較します。
社員家族が参加しやすい時間構成については、社内イベントで社員家族が参加しやすい時間構成とは？で整理しています。
「できること」だけでなく「どこまで担当するか」を確認する
出演者の紹介を見ると、
「何ができるか」
に目が向きやすくなります。
しかし、企業ファミリーデーでは、
今回その出演者にどこまで担当してもらうのか
も重要です。
たとえば、
・出演時間だけを担当するのか
・参加者への案内まで含むのか
・主催者側で準備が必要なものは何か
・ほかの企画との切り替えに何が必要か
など、担当範囲を確認します。
これは、出演者へイベント全体の運営を任せるという意味ではありません。
主催者側と出演者側の役割を分けておくことで、
「思っていた範囲と違った」
という認識のずれを減らしやすくなります。
候補者の提案を「満たす部分」と「主催者側に残る部分」で比べる
複数の候補者を比較するときは、
「できます」
「対応できます」
という言葉だけでは差が分かりにくいことがあります。
そこで、最初に決めた役割に対して、
候補者の提案で何が満たされ、何が主催者側の対応として残るのか
を並べて考えます。
たとえば、
「家族全体で楽しめるメイン企画を作りたい」
という役割を決めた場合でも、候補者によって、
・出演企画だけでその役割を担う
・親子参加まで含めた構成を提案する
・出演部分は担当するが、待ち時間や交流部分は主催者側で用意する
など、担当範囲が異なる場合があります。
この違いを整理すると、
「どちらの出演者が優れているか」
ではなく、
「今回のファミリーデーで任せたい役割に、どちらの提案が合っているか」
で比較できます。
候補者の説明が今回のイベント条件に具体的かを見る
出演者を比較するときは、
「できます」
「対応できます」
という回答だけでなく、
今回の条件に対して、どのように考えているか
も確認したいポイントです。
たとえば、
「年齢幅があります」
「途中から来る家族もいます」
「大人の交流時間もあります」
と伝えたときに、
・出演者側で対応できる部分
・主催者側で準備してほしい部分
・会場条件によって変わる部分
を分けて説明してもらえるかを確認します。
すべてに「できます」と答える人が必ず適しているわけではありません。
条件によってできることが変わる場合に、その違いを分かりやすく説明できることも比較材料になります。
写真や動画だけで決めない
出演者を探すときは、写真や動画を見ることがあります。
どのような雰囲気なのかを知るうえでは参考になります。
一方、写真や短い動画だけでは、
・企業ファミリーデー全体でどの役割を担えるか
・参加者の条件に合わせて相談できるか
・ほかの企画との関係をどう考えるか
・主催者側に何が必要なのか
までは分かりません。
映像は候補を知るための資料として使い、最終的には今回のイベント条件との相性を確認しましょう。
料金は「役割に対してどこまで含まれるか」で比較する
料金も出演者を選ぶうえで重要な条件です。
ただし、金額だけを並べても、出演者ごとに担当範囲や必要な条件が違えば単純には比較できません。
たとえば、同じような出演時間でも、
・どこまでの内容が提案に含まれているか
・主催者側で別途用意するものは何か
・今回期待する役割のどこまでを任せられるか
が異なる場合があります。
そのため、
先に定めた役割に対して、提示された費用で何が含まれ、何が主催者側に残るのか
を確認します。
金額の高低だけではなく、担当範囲まで合わせて比較すると判断しやすくなります。
外部出演者を選んだあとに問い合わせ条件を整理する
出演者の候補が絞れてきたら、実際の問い合わせへ進みます。
この段階では、開催日、会場、参加人数、年齢など、分かっている情報を整理して伝えると相談しやすくなります。
ただし、すべてを決めてから問い合わせる必要はありません。
問い合わせ前に整理しておきたい情報については、イベント出演者へ問い合わせる前に決めておくこと｜初めての担当者向け7つのポイントで詳しく紹介しています。
企業ファミリーデーの出演者選びは「役割と提案内容の一致」で考える
企業ファミリーデーで外部出演者を選ぶときは、
「子どもに人気がありそう」
「映像がおもしろそう」
「実績が多そう」
という情報だけで決める必要はありません。
最初に、
今回のファミリーデーで、外部出演者に何を担ってもらいたいのか
を整理します。
そのうえで、候補者ごとに、
・その役割をどこまで担えるか
・家族全体で過ごすイベントに合っているか
・年齢幅や参加スタイルについてどこまで提案できるか
・主催者側に残る準備や運営は何か
・ほかの企画との切り替えに何が必要か
・提示された費用にどこまでの対応が含まれるか
を比べます。
企業ファミリーデーでは、外部出演者だけでイベント全体を完成させる必要はありません。
「魅力的な出演者か」だけではなく、「今回任せたい役割に対して、その候補の提案で何が満たされ、何が主催者側に残るのか」
まで確認することが、出演者を比較するときの大切な視点です。
企業ファミリーデーでは、外部出演者の内容だけでなく、イベント全体の中でどの役割を任せたいのかを整理し、その役割に対して候補者の提案がどこまで対応できるかを確認することが大切です。
キッズパフォーマーTOMOへの出演相談では、会場や参加者、イベント全体で作りたい時間など、現在分かっている条件からご相談いただけます。
