イベント出演者へ問い合わせる前に決めておくこと｜初めての担当者向け7つのポイント

保育園や幼稚園、PTA、学校などのイベントで外部の出演者を呼ぶことになったとき、

「問い合わせる前に、どこまで決めておけばいい？」

「まだ参加人数が確定していないけれど、相談しても大丈夫？」

「会場について何を伝えればいいの？」

と迷うことがあります。

初めて担当する場合は、すべての情報を揃えてから問い合わせなければならないように感じるかもしれません。

しかし、実際には最初からすべて決まっている必要はありません。

現時点で分かっていることを伝えながら、出演者と一緒に内容を整理していく方法もあります。

この記事では、イベント出演者へ問い合わせる前に整理しておくと相談がスムーズになる7つの情報を紹介します。

問い合わせ前に全部決める必要はありません

まず知っておきたいのは、

「内容が完全に決まってから問い合わせる必要はない」

ということです。

例えば、

• 開催日は決まっている
• 参加人数はまだおおよそ
• 会場は決まっている
• 具体的な出し物は決まっていない

という段階でも、相談を始めることはできます。

むしろ、イベント内容によって必要な会場条件や公演時間が変わることもあるため、早めに相談した方が決めやすい場合もあります。

問い合わせ前に必要なのは、

「すべての答え」ではなく「現在分かっている情報」

です。

ここから、整理しておきたい7つのポイントを見ていきましょう。

1．開催日・時間

まず確認したいのが、イベントの日程です。

出演者側は、その日時に対応できるか確認する必要があります。

できれば、

• 開催日
• 希望する開始時間
• イベント全体の予定時間

を伝えます。

ただし、開始時間まで確定していなければ、

「午前中を予定しています」

「10時〜12時の間で調整できます」

といった伝え方でも構いません。

候補日が複数ある場合は、それも最初に伝えると調整しやすくなります。

2．開催場所

次に伝えたいのが開催場所です。

例えば、

• 保育園
• 幼稚園
• 学校
• 体育館
• 公民館
• 商業施設

などです。

すでに会場が決まっている場合は、施設名や地域を伝えます。

まだ具体的な会場が決まっていなくても、

「園内のホールを予定しています」

「学校の体育館を使う予定です」

程度でも相談できます。

遠方から出演者を呼ぶ場合には、移動時間や交通費にも関係するため、開催地域も早めに伝えておくとよいでしょう。

3．参加人数

参加人数は、イベント内容を考えるうえで重要な情報です。

例えば、

• 20〜30人程度
• 100人前後
• 200人以上

では、同じ出し物でも見せ方や参加方法が変わります。

とはいえ、問い合わせの段階で正確な人数が分からないこともあります。

その場合は、

「現在は80〜100人程度を予定しています」

など、おおよその人数を伝えれば十分です。

最終的な人数が決まったら、後から更新すれば問題ありません。

4．参加する子どもの年齢

同じ100人でも、

「0〜5歳の園児100人」

と

「小学生100人」

では、適した内容が変わります。

そのため、人数と一緒に対象年齢も伝えておきましょう。

例えば、

• 0〜5歳児
• 3〜5歳児
• 小学校低学年中心
• 全校児童
• 園児＋保護者

などです。

年齢差が大きいイベントの場合は、

「0歳から年長児まで一緒に参加します」

という情報も役立ちます。

出演者側も、年齢に合わせて内容や進行を考えやすくなります。

5．予算

予算については、

「最初から伝えた方がいいのかな？」

と迷いやすい項目です。

もしイベントに使える予算の目安が決まっているのであれば、問い合わせ時に伝えておくと相談がスムーズです。

例えば、

「出演料と交通費を含めて、このくらいを想定しています」

という形でも構いません。

反対に、相場がまったく分からない場合は、

「まだ予算を決めていないので、まず料金を知りたい」

と伝えて問題ありません。

大切なのは、無理に予算を作ることではなく、現在の状況をそのまま伝えることです。

6．会場条件

会場については、広さだけでなく実際の使い方も重要です。

例えば、

• ステージがあるか
• 子どもはどこに座るか
• 電源が使えるか
• 出入口はどこか
• 机や椅子が置かれているか

などです。

ただし、担当者が会場について細かな専門情報まで調べる必要はありません。

会場の写真を撮って出演者へ共有するだけでも、状況が伝わりやすくなります。

例えば、

• 会場全体
• 前方のスペース
• ステージ
• 出入口
• 電源付近

などを撮っておくと、打ち合わせの材料になります。

「この場所で本当にできるのだろうか」

と担当者だけで判断するよりも、実際の写真を見てもらって相談する方が早い場合もあります。

7．どんなイベントにしたいか

最後に、意外と重要なのが、

「何を呼びたいか」ではなく「どんな時間にしたいか」

です。

例えば、

「マジックショーを呼びたい」

という情報だけでも問い合わせはできます。

ただ、それに加えて、

• 子どもたちに普段できない体験をしてほしい
• 親子で一緒に楽しめるイベントにしたい
• 全園児が同じ時間を共有できるようにしたい
• 先生方の準備負担をなるべく減らしたい
• 記念行事として思い出に残る時間にしたい

といった目的を伝えると、出演者側も提案しやすくなります。

場合によっては、最初に考えていた内容とは違う方法の方が、イベントの目的に合っていることもあります。

そのため、

「○○をやってください」

だけではなく、

「こんな時間にしたいです」

まで伝えられると、より具体的な相談につながります。

未定の項目は「未定」と伝えて大丈夫です

7つの項目を見て、

「まだ半分くらいしか決まっていない」

という場合もあるでしょう。

それでも問題ありません。

例えば、

開催日は決まっています。
会場は園のホールです。
参加人数はまだ確定していませんが、80〜100人程度になる予定です。
出し物はまだ決めていません。

この程度の情報でも、相談を始めることはできます。

逆に、決まっていないことを無理に決めてから問い合わせる必要はありません。

出演者に相談したことで、

「この会場ならこういう構成がよさそう」

「この人数なら公演を分けた方がよさそう」

と分かることもあります。

問い合わせ後に確認すればよいこともあります

問い合わせ前にすべて確認しなくても、打ち合わせの中で決められる内容もあります。

例えば、

• 詳しい公演時間
• 当日の設営時間
• 必要な備品
• 入場や退場の方法
• 当日の進行
• 写真撮影について
• 控室の有無

などです。

こうした項目は出演内容によって変わるため、最初から担当者だけで決めるより、出演者と相談した方が分かりやすい場合があります。

問い合わせで大切なのは「正解を用意すること」ではありません

初めてイベントを担当すると、

「ちゃんとした問い合わせをしなければ」

と考えてしまうことがあります。

しかし、問い合わせはテストではありません。

担当者が完璧な情報を用意することよりも、

現在分かっていることと、分からないことを伝える

ことの方が大切です。

出演者によって必要な情報も違います。

分からない部分については、

「何を確認すればいいですか？」

と聞いてしまって構いません。

イベント担当者と出演者が情報を共有しながら、一緒に内容を決めていく方法もあります。

まとめ｜まずは分かっていることから伝えよう

イベント出演者へ問い合わせる前に整理しておきたいのは、次の7項目です。

1. 開催日・時間
2. 開催場所
3. 参加人数
4. 対象年齢
5. 予算
6. 会場条件
7. どんなイベントにしたいか

ただし、全部決まってから問い合わせる必要はありません。

「ここまでは決まっているけれど、ここから先は相談したい」

という状態でも大丈夫です。

人数や会場、イベント内容がまだ完全に決まっていない段階でも、現在分かっている範囲から相談することで、企画を整理しやすくなることがあります。

キッズパフォーマーTOMOへのご相談でも、最初からショー内容を決めていただく必要はありません。

「こんなイベントにしたい」という段階から、人数や会場条件を伺いながら一緒に内容を考えることができます。