企業ファミリーデーで途中参加・途中退出が多い場合の企画設計
企業ファミリーデーを企画するとき、
「開始時間に全員がそろわなくても大丈夫？」
「途中から来る家族が多い場合はどうすればよい？」
「子どもの都合などで途中退出する家族がいても、イベントを成立させられる？」
と考えることがあります。
企業ファミリーデーでは、参加する家族によって当日の予定が異なります。
開始時間から参加できる家族もいれば、仕事や家庭の都合で途中から来場する家族もいます。小さな子どもがいる場合は、疲れたり眠くなったりして、予定より早く退出することもあるでしょう。
そのため、企業ファミリーデーでは、すべての参加者が同じ時間に来場し、最後まで同じプログラムに参加することを前提にしすぎないことが大切です。
途中参加・途中退出が起こることを最初から想定し、それでも参加者が楽しみやすく、イベント全体の進行が崩れにくい構成を考えることがポイントです。
この記事では、企業ファミリーデーで途中参加・途中退出が多い場合の企画設計について整理します。
目次
企業ファミリーデーでは参加時間が家族ごとに違う
企業ファミリーデーは、社員本人だけでなく家族も参加するイベントです。
そのため、参加者全員が同じ条件で動けるとは限りません。
たとえば、
開始時間から参加する家族
途中から来場する家族
短時間だけ参加する家族
子どもの様子を見て早めに退出する家族
最後まで滞在する家族
などが同じ会場にいる場合があります。
社員向けの会議や式典のように、全員が開始時刻に集合し、決められた進行に沿って最後まで参加する形とは条件が異なります。
そのため、企業ファミリーデーでは、
「全員を同じ流れに乗せる」よりも「違うタイミングで参加しても楽しめる」こと
を意識すると企画を考えやすくなります。
途中参加しやすい企画は「今から何ができるか」が分かりやすい
途中から来場した家族にとって重要なのは、
「今から何に参加できるのか」
が分かることです。
イベントがすでに始まっていても、
現在行われている企画
自由に利用できる場所
次に始まる企画
途中から参加できる体験
が分かれば、会場へ入りやすくなります。
反対に、
「最初の説明を聞いていないと分からない」
「どこから参加すればよいか分からない」
状態では、途中参加のハードルが上がります。
途中参加を想定する場合は、イベント全体を初めから理解していることを前提にせず、その時点から参加方法を理解できる構成を考えましょう。
最初から参加しないと成立しない企画ばかりにしない
イベント内容によっては、開始時から参加する必要がある企画もあります。
たとえば、
全体で進行するゲーム
最初に長い説明が必要な体験
物語が連続するプログラム
全員同時に開始する企画
などです。
こうした内容が悪いわけではありません。
ただし、途中参加が多い企業ファミリーデーで、すべての企画をこの形式にすると、遅れて来た家族が参加しにくくなります。
そのため、
定刻型の企画
と
自由参加型の企画
を組み合わせる方法があります。
たとえば、時間を決めたステージ企画を一つ設けつつ、それ以外の時間は自由に参加できる体験や交流スペースを利用できるようにする形です。
すべてを途中参加可能にする必要はありません。
イベント全体として、途中から来た家族にも何か選択肢がある状態を目指します。
自由参加型の企画を用意する
途中参加・途中退出が多いイベントでは、自由参加型の企画と相性がよい場合があります。
たとえば、
短時間の工作や体験
親子で自由に利用できるコーナー
フォトスポット
交流スペース
休憩場所
などです。
開始時刻を待たなくても利用できれば、家族ごとの来場時間に合わせやすくなります。
また、退出する時間が近い家族でも、短時間だけ参加できます。
ただし、自由参加型であっても、待ち列が長くなったり、参加条件が分かりにくかったりすると利用しにくくなります。
「自由参加」と表示するだけでなく、どのタイミングでどのように利用できるかが分かりやすいことも大切です。
ショーは「途中参加できるか」を内容ごとに考える
ステージショーなど、決まった時間に行う企画を入れる場合もあります。
その場合は、
最初から見たほうが楽しみやすい内容か
途中から見ても楽しめる内容か
途中退出しても進行に影響しにくいか
を確認しておくとよいでしょう。
一つひとつの演目が比較的独立しているショーであれば、途中から見ても楽しめる場合があります。
一方で、最初から最後まで物語が続く内容では、途中参加すると分かりにくいことがあります。
イベントの参加条件と、演目内容の相性を考えることが重要です。
途中退出を「イベントの失敗」と考えすぎない
企業ファミリーデーでは、途中退出する家族がいても不自然ではありません。
退出理由は、
子どもが疲れた
家族の予定がある
乳幼児の生活リズムに合わせたい
短時間だけ参加する予定だった
など、さまざまです。
そのため、
「途中で帰ったから楽しんでもらえなかった」
と単純に判断することはできません。
むしろ、短時間でも気軽に参加できることが、家族向けイベントの参加しやすさにつながる場合があります。
滞在時間の長さだけでなく、その家族が参加している時間を無理なく楽しめたかという視点で考えましょう。
途中退出しやすい会場の配置を考える
途中退出が起こる場合は、会場から抜けやすい配置も重要です。
たとえば、
出口へ移動しやすい
ほかの参加者の前を何度も横切らなくてよい
ベビーカーでも移動できる
子どもと一緒に無理なく退出できる
といった条件です。
参加者が退出するたびにイベントの進行が止まるような配置では、退出する家族も周囲も気を使います。
そのため、会場の外周や通路を使って自然に移動できるようにします。
途中退出が多いイベントでは、退出する人が目立ちすぎない会場のほうが利用しやすくなります。
途中参加と途中退出を同じ動線で考えすぎない
途中から入る家族と、会場を出る家族が同時に動くことがあります。
入口と出口が一か所に集中していると、
入ってくる人
出ていく人
その場で案内を確認する人
が重なる場合があります。
会場条件によっては、完全に入口と出口を分けられないこともあります。
その場合でも、
参加中のエリアを横切らない
移動方向が分かりやすい
家族同士がぶつかりにくい
ように考えることが大切です。
途中参加者のために長い説明を繰り返しすぎない
途中から参加する人が来るたびに、スタッフが最初から長い説明を行う構成では、運営負担が大きくなることがあります。
そのため、
簡単な案内で参加できる
必要な説明を短くまとめる
参加方法を見て理解しやすくする
スタッフ全員が同じ案内をできる
ようにすると運営しやすくなります。
安全上必要な説明は省略せず、必要な情報だけを分かりやすく伝えることが重要です。
「いつ来ても全部同じ体験」である必要はない
途中参加が多いイベントだからといって、どの時間に来ても全員が同じ体験をできるようにする必要はありません。
たとえば、
早く来た家族は自由参加型の体験を楽しむ。
途中から来た家族はショーを見る。
別の家族は交流スペースで過ごす。
というように、参加時間によって体験が異なっても構いません。
大切なのは、
「この時間に来たら何も参加できない」
という状態を減らすことです。
家族ごとに違う参加ルートを許容することで、来場時間の違いに対応しやすくなります。
交流スペースは途中参加者の入り口にもなる
企業ファミリーデーでは、交流スペースが途中参加者の入り口になることもあります。
会場へ到着してすぐに大きな企画へ参加するのではなく、
まず飲み物を飲む
社員や家族と話す
会場の様子を見る
子どもが興味のある企画を探す
といった時間を持てます。
いきなりプログラムへ参加する必要がなければ、途中から来場した家族も会場へなじみやすくなります。
交流スペースを、単なる休憩場所ではなく、イベントへ自然に入っていくための余白として考える方法もあります。
途中退出する家族が「抜けにくい」と感じないようにする
楽しいイベントでも、
「まだみんな参加しているから帰りにくい」
「途中で立つと迷惑になりそう」
と感じる場合があります。
企業ファミリーデーでは、家族の事情によって退出することが自然に起こるため、必要以上に退出しにくい雰囲気を作らないことも大切です。
たとえば、
自由参加の時間を設ける
外周から自然に退出できる
全員そろって終わることを前提にしすぎない
といった設計です。
ただし、全体で行うセレモニーや安全上の確認が必要な場面では、退出可能なタイミングを明確にする必要があります。
来場時間が違っても案内内容が食い違わないようにする
途中参加が多い場合は、スタッフからの案内内容をそろえておくことも重要です。
たとえば、
現在参加できる企画
次に始まるプログラム
自由に利用できる場所
退出時のルート
などをスタッフ間で共有しておきます。
途中から来た家族が、スタッフによって違う説明を受けると混乱しやすくなります。
特に複数プログラムがある場合は、今どの企画が利用できるのかを分かりやすくしておきましょう。
子どもの状況に合わせて退出できる余地を残す
企業ファミリーデーでは、子どもが長時間イベントに参加できないこともあります。
疲れた。
眠くなった。
人が多くて少し離れたい。
といった状況も考えられます。
そのため、
少し休める場所がある
会場の外へ移動しやすい
一度離れても戻りやすい
無理に最後まで参加しなくてもよい
環境を作ることが、家族の安心感につながります。
子どもの参加時間を一律に決めるのではなく、家族の判断で調整できる余地を残しましょう。
途中参加・途中退出が多いほど「イベント全体」で考える
途中参加や途中退出へ対応しようとすると、
「途中から入れる企画を増やさなければ」
と考えがちです。
しかし、必要なのは企画数を増やすことだけではありません。
たとえば、
定刻型のメイン企画
自由参加型の体験
交流スペース
休憩できる場所
が組み合わされていれば、家族ごとの参加時間が違っても過ごしやすくなります。
重要なのは、一つの企画ですべてを解決することではなく、イベント全体として複数の参加方法があることです。
企業ファミリーデーでは「全員同じ時間」を前提にしない
企業ファミリーデーでは、家族ごとの事情によって来場時間や退出時間が異なります。
そのため、
途中からでも状況を理解しやすい
自由参加型の企画がある
短時間でも楽しめる
途中退出しやすい動線がある
家族ごとに過ごし方を選べる
状態を考えることが大切です。
全員を最初から最後まで同じプログラムへ参加させることだけが、イベントの一体感を作る方法ではありません。
同じ会場にいながら、それぞれの家族が自分たちのタイミングで参加し、必要なときに退出できることも、社員家族向けイベントの参加しやすさにつながります。
企業ファミリーデーを企画するときは、
「全員をどう同じ流れに乗せるか」
ではなく、
「違う時間に来て、違う時間に帰る家族でも、どこかでイベントを楽しめるか」
という視点から企画全体を考えてみてください。
企業ファミリーデーでは、全員が同じ時間に来場し、最後まで同じように参加するとは限りません。途中参加・途中退出を前提に、家族ごとに過ごし方を選べるイベント全体の構成を考えることが大切です。
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