外部出演者へ送る「当日案内」に入れておきたい情報
外部出演者を呼ぶイベントでは、開催日が近づくまでに、会場入りの方法や当日の連絡先、搬入、控室、出演場所など、さまざまな情報を確認します。
ただし、それぞれの情報が電話・メール・メッセージ・資料などに分かれていると、当日に必要な内容を探しにくくなることがあります。
そこで役立つのが、出演者が当日に見返せるように情報をまとめた「当日案内」です。
当日案内の目的は、新しい条件を決めることではありません。
すでに出演者との確認が済んだ情報の中から、当日に必要なものを選び、一つの案内として見返しやすく整理することが中心です。
この記事では、外部出演者へ送る当日案内について、情報の選び方・並べ方・補足資料との分け方・変更時の更新方法を、一般的なイベント運営の視点から整理します。
※アイキャッチの人物・資料・会場イメージは、記事内容を説明するための一般的な生成イメージです。キッズパフォーマーTOMO本人、実在の人物・施設、実際の出演資料・開催実績を示すものではありません。
※画像内の案内内容は、記事の考え方を説明するための一般的な生成イメージです。実在の人物・施設・連絡先・開催情報、キッズパフォーマーTOMOの実際の出演条件や実績を示すものではありません。
目次
当日案内は「確認済み情報を一つにまとめる資料」
当日案内を作る前に、まず役割を明確にしておきましょう。
出演者との打ち合わせでは、実施内容や会場条件、搬入、準備物、当日の流れなどを確認します。
こうした内容の確認方法そのものについては、イベント出演者との最終打ち合わせで確認したいこと｜当日の行き違いを防ぐ5項目で整理しています。
一方、当日案内では、そこでもう一度確認項目を増やすのではなく、確認済みの内容を「当日に使える形」へ編集することが目的です。
そのため、案内を作るときは、
- すでに決まっていること
- 当日に見返す必要があること
- 別資料を見た方が分かりやすいこと
- まだ確定していないこと
を分けて考えると整理しやすくなります。
1．まず「当日に見返す情報」だけを選ぶ
打ち合わせで確認した内容を、すべて当日案内へ入れる必要はありません。
案内へ残したいのは、出演者が当日に移動・準備・連絡・出演を進めるために見返す可能性が高い情報です。
例えば、
- 開催日
- イベント名
- 開催場所
- 会場入り時間
- 使用する入口
- 当日の連絡先
- 控室・待機場所
- 出演場所
- 当日の大まかな流れ
- 今回のイベントで確認済みの準備分担
などが候補になります。
ただし、これらをすべて必ず記載するという意味ではありません。
イベントによって必要な情報は異なるため、今回の出演者が当日に確認する可能性がある項目だけを選ぶことが重要です。
前日に何を最終確認するかについては、イベント前日に担当者が確認しておきたいことで詳しく整理しています。
2．冒頭には「いつ・どこ・誰へ」をまとめる
当日案内を見返したとき、最初に確認したい情報は、できるだけ冒頭へまとめます。
例えば、
- 開催日
- イベント名
- 会場名
- 会場入り時間
- 入口や集合方法
- 当日の担当者
- 当日の連絡方法
などです。
この部分の目的は、詳細を説明することではなく、出演者が案内を開いたときに「いつ・どこへ行き、必要な場合は誰へ連絡するか」を短時間で確認できるようにすることです。
個人の電話番号などを記載する場合は、イベント運営に必要な相手・範囲に限定して共有しましょう。
また、出演者との連絡窓口そのものの決め方については、既存の連絡体制で確認済みの内容を使用し、当日案内ではその結果だけを簡潔に示します。
3．情報は「当日の行動順」に並べる
当日案内は、確認項目の種類ごとに並べるだけでなく、出演者が実際に動く順番に沿って整理すると見返しやすくなります。
例えば、
- 会場へ向かう
- 入口から入る
- 担当者と合流する
- 控室や待機場所へ移動する
- 必要な準備をする
- 出演場所へ移動する
- 出演する
- 終了後に撤収・退出する
という流れです。
この順番に合わせて案内を並べると、出演者が「次に何を確認すればよいか」を追いやすくなります。
当日の出演者受け入れそのものについては、イベント当日の出演者受け入れで確認したい流れで詳しく扱っています。
当日案内では、受け入れ手順を再説明するのではなく、出演者がその流れに沿って必要な情報を見つけられる構成にすることがポイントです。
4．詳しい説明を一つの案内へ詰め込みすぎない
当日案内を作るとき、関連する情報をすべて入れようとすると、文章量が多くなりすぎることがあります。
しかし、当日に見返す資料は、詳しさよりも必要な情報へすぐたどり着けることが重要です。
例えば、搬入について詳細な確認事項がある場合でも、当日案内にすべての検討過程を書く必要はありません。
案内には、
- どの入口を使うか
- どこで合流するか
- 必要ならどの資料を参照するか
など、今回確定した内容だけを簡潔にまとめます。
控室や備品についても同様です。
「どのような条件が必要か」を再び説明するのではなく、今回どの場所を使うのか、今回どの分担になったのかだけを記載します。
5．会場写真・地図・別資料は補足として分ける
文章だけでは伝えにくい内容は、無理に長い説明へ変えず、写真や地図、別資料を組み合わせる方法があります。
例えば、
- 建物の入口
- 搬入口
- 控室
- 出演場所
- 会場内の移動経路
などは、写真や図がある方が分かりやすい場合があります。
会場写真をどのように撮るかについては、イベント出演者に送る会場写真の撮り方｜どこを撮れば伝わる？で詳しく整理しています。
当日案内では、写真の撮り方を説明するのではなく、必要な場合に、
- 会場写真
- 地図
- 施設案内
- 進行表
- 別の確認資料
などを参照できる形にします。
本文には要点、詳細は必要な補足資料という分け方にすると、案内自体を読みやすく保ちやすくなります。
6．確定事項と未確定事項を混同させない
当日案内を作る時点で、すべての情報が確定しているとは限りません。
その場合に避けたいのが、未確定の内容を決定事項のように書くことです。
例えば、まだ会場側へ確認中の項目があるなら、
- 確認中
- 未確定
- 決まり次第連絡
など、状態が分かるようにします。
確定した項目と確認中の項目が同じ見え方になっていると、出演者がどこまで決まっているのか判断しにくくなります。
そのため、当日案内では、
- 確定済み
- 変更あり
- 確認中
を区別して整理することが大切です。
最終打ち合わせでも未定事項を共有することは重要ですが、当日案内ではその内容を見た瞬間に状態が分かる形へ編集することがポイントです。
7．変更が生じたら「最新版」が分かる状態にする
一度当日案内を送ったあとに、会場入り時間や入口、出演場所などが変更されることがあります。
このとき重要なのは、変更情報を送ることだけではありません。
どの案内が最新なのかを分かるようにすることが大切です。
例えば、変更がある場合は、
- 何が変わったのかを明記する
- 変更後の情報をまとめ直す
- 古い案内と新しい案内を混同しにくくする
といった整理を行います。
変更内容が少ない場合でも、追加メッセージが何度も続くと、当日にどれが最新情報なのか分かりにくくなることがあります。
必要に応じて、更新後の案内を一つにまとめ直すと確認しやすくなります。
8．案内文だけで完結させようとしない
当日案内は「すべての情報を一つの長文へ入れる資料」ではありません。
大切なのは、出演者が必要な情報へ迷わずたどり着けることです。
そのため、
- 冒頭に重要情報
- その後に当日の流れ
- 補足が必要な項目は別資料
- 詳しい確認方法は既存資料
というように分ける方法があります。
特に、準備物については、出演者と主催者の分担を新たに決める場所ではありません。
すでに確認した内容を記載し、分担そのものを確認する必要がある場合は、出演者と主催者、どちらが用意する？備品分担の考え方も参考にしてください。
9．送信前に「内容」と「送付先」を確認する
当日案内が完成したら、送信前に内容を見直します。
確認したいのは、例えば次の点です。
- 日付や会場名に誤りがないか
- 古い時間や場所が残っていないか
- 確定事項と確認中の事項が区別されているか
- 別資料への参照先が分かるか
- 必要な相手に送る内容になっているか
- 個人連絡先を必要以上の範囲へ共有していないか
特に、担当者の連絡先などを含む場合は、案内を送る相手・共有範囲を確認してから送信します。
また、複数の出演者や関係者へ送る場合でも、すべての相手へ同じ個人情報を共有する必要があるとは限りません。
イベント運営に必要な情報を、必要な相手へ必要な範囲で共有することが大切です。
10．最終打ち合わせと当日案内は役割を分ける
最終打ち合わせと当日案内は、扱う情報が近いため、役割を混同しやすいところです。
最終打ち合わせでは、
「何が決まっていて、何が変わり、何がまだ未定なのかを主催者と出演者で確認する」
ことが中心です。
一方、当日案内では、
「確認済みの情報を、出演者が当日に見返しやすい形へ編集する」
ことが中心です。
確認と編集を分けて考えることで、同じ内容を何度も説明する必要がなくなります。
まず必要な内容を確認し、その結果を当日案内へまとめる、という順番で考えると整理しやすくなります。
依頼前の段階では、まず必要な情報を整理する
まだ出演者への依頼そのものを検討している段階では、当日案内を作る前に、開催内容や会場条件などの基本情報を整理する必要があります。
キッズパフォーマーTOMOへの依頼手順については、ご依頼の流れで確認できます。
具体的な依頼条件はイベントごとに異なるため、確認できていない内容を推測して当日案内へ入れず、正式に決まった情報をもとに整理しましょう。
まとめ｜確認済み情報を「当日に使える形」へ整えよう
外部出演者へ送る当日案内では、情報を増やすことよりも、すでに確認した内容を見返しやすく整理することが重要です。
作成するときは、
- 当日に見返す情報を選ぶ
- 重要情報を冒頭へまとめる
- 当日の行動順に並べる
- 詳細を詰め込みすぎない
- 写真・地図・別資料を補足として使う
- 確定事項と未確定事項を分ける
- 変更時は最新版が分かるようにする
- 送信前に内容と送付先を確認する
という順番で考えると整理しやすくなります。
当日案内は、確認事項を増やすための資料ではなく、確認済みの情報を出演者が当日に使いやすい形へ編集するためのものです。
必要な情報を一か所へまとめ、詳細は適切な補足資料へ分けることで、出演者が当日に必要な内容を確認しやすくなります。
イベント出演をご検討中の方へ
外部出演者を呼ぶイベントでは、出演内容だけでなく、会場入りや当日の連絡方法など、必要な情報を事前に整理しておくことも大切です。
キッズパフォーマーTOMOへの出演依頼をご検討中の方は、開催場所や会場の状況、予定しているイベント内容などをお問い合わせ時にお知らせください。
分かっている範囲からご相談いただけます。
