イベント当日の緊急連絡先はどう決める？
イベントを運営するときは、当日の進行や会場準備だけでなく、予定の変更や確認事項が生じた場合に、誰へ連絡すればよいかを事前に整理しておくことが大切です。
例えば、出演者から到着について連絡があったときや、会場側への確認が必要になったとき、連絡先や担当者が分からなければ、対応に迷ってしまうことがあります。
こうした行き違いを減らすためには、イベント当日の連絡体制をあらかじめ決めておくと安心です。
この記事では、イベント担当者が事前に整理しておきたい緊急連絡先の考え方と、主担当者・代わりの担当者・出演者側・会場側の連絡経路について紹介します。
ここでいう緊急連絡先とは、主にイベント運営に関する確認や変更について連絡する窓口を指します。人命に関わる緊急事態への対応や医療上の判断について解説するものではありません。
目次
1．まず主担当者を決める
最初に決めておきたいのが、イベント当日の主担当者です。
主担当者は、出演者や会場側からの連絡を受け、必要な情報を関係者へ共有する窓口になります。
複数のスタッフが運営に関わる場合でも、問い合わせや確認の窓口が分かっていれば、誰に連絡すればよいか迷いにくくなります。
主担当者を決めるときは、次の点を整理しておきましょう。
当日の連絡を受ける人
出演者からの問い合わせを受ける窓口
会場側への確認を取りまとめる人
変更事項を関係者へ共有する人
主担当者がすべての作業を一人で行う必要はありません。
大切なのは、連絡を受けたときに、誰が内容を確認し、必要に応じて誰へつなぐのかが分かることです。
2．主担当者に連絡がつかない場合の担当者も決める
主担当者を決めたら、あわせて代わりに対応できる担当者も考えておきましょう。
主担当者が別の作業をしていたり、すぐに連絡を確認できなかったりする場合も考えられます。
そのようなとき、代わりに連絡を受けられる人が決まっていれば、連絡が滞るリスクを減らしやすくなります。
確認しておきたいのは、次のような点です。
主担当者に連絡がつかない場合の連絡先
代わりに対応する担当者の役割
どのような連絡を引き継ぐのか
主担当者へ情報を共有する方法
代わりの担当者は、単に名前を決めるだけでは十分ではありません。
当日の役割や、どのような場合に対応するのかを共有しておくことが大切です。
また、代わりの担当者が必ず対応できると決めつけず、対応できない場合の連絡方法についても、関係者間で確認しておくと安心です。
3．出演者側の連絡先を確認する
外部出演者を招くイベントでは、出演者側の連絡窓口も確認しておきましょう。
当日は、到着に関する連絡や、準備についての確認などが必要になる場合があります。
出演者側の連絡先が分かっていれば、主催者から確認したいことがある場合にも連絡しやすくなります。
事前に整理しておきたい内容は、次のとおりです。
出演者側の連絡窓口
当日の連絡方法
到着時に連絡する相手
準備や進行について確認したい場合の連絡先
出演者側に複数の担当者がいる場合は、誰を窓口にすればよいか確認しておきましょう。
また、主催者側から伝えたい変更事項がある場合に、誰へ連絡すればよいかも共有しておくと、情報の行き違いを減らしやすくなります。
4．会場側の連絡先を確認する
会場設備や施設の利用条件について確認が必要になった場合は、会場側の担当窓口を把握しておくことも重要です。
イベント当日は、主催者だけでは判断できないことが生じる場合があります。
例えば、会場の利用方法や設備について確認が必要になった場合などです。
事前に確認しておきたい内容は、次のとおりです。
当日の会場担当窓口
会場側へ連絡する方法
設備や施設利用について相談する相手
会場側の確認が必要な変更事項
施設によって連絡窓口や運用方法は異なります。
そのため、会場側の連絡先や連絡方法は、施設の担当者へ確認しておきましょう。
主催者側だけで施設の利用条件を判断せず、会場側の確認が必要な内容は、適切な窓口へ相談することが大切です。
5．誰から誰へ連絡するのかを整理する
主担当者、代わりの担当者、出演者側、会場側の連絡先が分かったら、連絡経路を整理します。
連絡先を一覧にするだけでなく、どのような内容を誰へ伝えるのかが分かるようにしておくと、当日の対応がしやすくなります。
例えば、次のように整理できます。
出演者側から主催者へ
到着に関する連絡や、当日の準備について確認したいことを伝えます。
主催者から会場側へ
施設の利用条件や設備について、会場側の確認が必要なことを相談します。
主担当者から代わりの担当者へ
主担当者が対応できない場合に備えて、連絡を受ける範囲や引き継ぎ方法を共有します。
主担当者から関係者へ
確認した内容や変更事項など、関係者に伝える必要がある情報を共有します。
実際の連絡経路は、イベントの規模や運営体制によって異なります。
すべての連絡を必ず主担当者経由にする必要があるとは限りませんが、連絡窓口が分からなくならないよう、基本となる経路を決めておきましょう。
6．当日の連絡方法を事前に確認する
連絡先を決めたら、当日にどの方法で連絡するのかも確認しておきます。
電話やメッセージなど、関係者が利用できる連絡方法は状況によって異なります。
そのため、主担当者と出演者側、会場側の間で、どの方法を使うかを事前に共有しておきましょう。
確認しておきたいのは、次のような点です。
当日の基本的な連絡方法
連絡先を確認できる場所
連絡内容を誰へ共有するか
すぐに返答できない場合の連絡方法
連絡方法を決める際は、個人情報の取り扱いにも注意しましょう。
必要な関係者に連絡先を共有し、関係のない人へ個人の電話番号などを広く公開しないことが大切です。
また、連絡先を共有したからといって、必ずすぐに連絡がつくとは限りません。
当日の役割や代わりの連絡先もあわせて整理しておくと、対応しやすくなります。
7．変更事項を誰が共有するか決める
イベント当日は、予定や準備内容に変更が生じることがあります。
そのようなとき、変更を知った人がそれぞれ別の相手へ連絡すると、関係者間で情報が食い違う可能性があります。
そのため、変更事項を誰が取りまとめ、誰へ共有するのかを事前に決めておきましょう。
例えば、次の点を整理できます。
変更内容を最初に確認する担当者
出演者側へ伝える担当者
会場側への確認が必要な場合の窓口
関係者へ共有する情報の範囲
変更内容によっては、主催者側だけでは判断できない場合もあります。
会場の利用条件や出演内容に関係する変更は、必要に応じて出演者や会場担当者へ確認したうえで、関係者に共有しましょう。
8．連絡先を関係者が確認できる形にまとめる
連絡先を決めても、当日に必要な情報を見つけられなければ、十分に活用できません。
そのため、主担当者や代わりの担当者、出演者側、会場側の連絡先を、必要な関係者が確認できる形にまとめておきましょう。
例えば、共有する情報を次のように整理できます。
担当者の役割
連絡先
連絡方法
連絡する内容の目安
主担当者に連絡がつかない場合の窓口
一覧にする場合は、情報を詰め込みすぎず、誰に何を連絡すればよいかが分かる形にすると便利です。
また、個人の連絡先を共有する場合は、必要な関係者だけが確認できるようにし、取り扱いに注意しましょう。
イベントの内容や施設の運用方法によって必要な情報は異なるため、実際の運営体制に合わせて整理してください。
まとめ｜連絡先と連絡経路を事前に整理しよう
イベント当日の緊急連絡先を決めるときは、次のポイントを押さえておきましょう。
主担当者を決める
主担当者に連絡がつかない場合の担当者を決める
出演者側の連絡窓口を確認する
会場側の連絡窓口を確認する
誰から誰へ連絡するのかを整理する
当日の連絡方法を共有する
変更事項を誰が共有するか決める
必要な連絡先を関係者が確認できる形にまとめる
すべてのイベントで同じ連絡体制が適しているわけではありません。
イベントの規模や運営体制、会場の利用条件に合わせて、必要な連絡先と役割を整理することが大切です。
誰に連絡し、誰が対応し、必要な情報を誰へ共有するのかを事前に決めておくことが、当日の行き違いを減らし、落ち着いて運営するためのポイントです。
イベント出演をご検討中の方へ
イベントをスムーズに進めるためには、出演内容だけでなく、会場設備や当日の準備について事前に確認しておくことも大切です。
キッズパフォーマーTOMOへの出演依頼をご検討中の方は、開催場所や会場の状況、予定しているイベント内容などをお問い合わせ時にお知らせください。
会場に合わせた準備について、事前確認を進める際の参考にしていただけます。
