PTAイベントの開会・閉会あいさつはどうする？長くしすぎない考え方
PTAイベントを準備していると、
「開会あいさつでは何を話せばいい？」
「閉会あいさつはどこまで入れればいい？」
「長くなりすぎないか心配」
と迷うことがあります。
PTAイベントのあいさつは、長く話すことが目的ではありません。
大切なのは、その場面で参加者に伝えたいことを整理し、必要な内容を分かりやすく届けることです。
開会時と閉会時では、あいさつの役割も少し異なります。
また、
PTA役員が話すのか
司会担当が話すのか
学校側から話してもらうのか
あいさつと連絡事項をどう分けるのか
といった点も、事前に整理しておくと当日の進行が分かりやすくなります。
この記事では、PTAイベントの開会・閉会あいさつを長くしすぎず、必要な内容に絞るための考え方を整理します。
目次
開会・閉会あいさつは役割から考える
まず確認したいのは、開会と閉会では目的が違うということです。
開会あいさつは、イベントが始まることを伝え、参加者を迎える役割があります。
一方、閉会あいさつは、イベントの終わりを伝え、参加へのお礼や必要な案内を伝える役割があります。
本文画像①は、開会・閉会あいさつの役割や、誰が話すか、連絡事項との分け方を整理した一般的な生成イメージです。実際の学校、PTAイベント、役員、参加者、開催実績を示したものではありません。
また、画像内の内容がすべての学校やPTAイベントに共通する正しい形という意味でもありません。
実際には、学校やPTAの運用、イベント内容、当日の役割分担に合わせて調整してください。
開会あいさつでは「これから始まる」と伝える
開会あいさつでは、イベントが始まることを参加者に分かりやすく伝えます。
たとえば、
参加へのお礼や歓迎
イベント開始の案内
必要があれば簡単な注意やお願い
などが考えられます。
すべてを詳しく説明する必要はありません。
開会時に必要なのは、
「これから何が始まるのか」
が参加者に伝わることです。
説明したいことが多い場合でも、あいさつの中にすべて入れるのではなく、必要な案内は別の場面に分ける方法もあります。
歓迎の言葉は短くてもよい
参加者を迎える言葉を入れる場合も、長い文章にする必要はありません。
「ご参加ありがとうございます」
「本日はお越しいただきありがとうございます」
といった形で、参加への感謝や歓迎が伝われば十分な場合もあります。
どのような表現を使うかは、学校やPTAの雰囲気、イベント内容に合わせて決めましょう。
この記事では、特定のあいさつ文を唯一の正解として提示しません。
開会時に説明を詰め込みすぎない
イベント開始前は、
当日の流れ
会場の使い方
注意事項
写真撮影
退出方法
その他の案内
など、伝えたい内容が増えやすい場面です。
しかし、それらをすべて開会あいさつに入れると、何が一番大切なのか分かりにくくなることがあります。
そのため、
あいさつとして伝えることと、連絡事項として伝えることを分ける
という考え方が役立ちます。
あいさつと連絡事項は分けて考える
あいさつは、
歓迎
感謝
開始や終了の区切り
などを伝える役割があります。
一方、連絡事項は、
参加者へのお願い
移動方法
終了後の案内
必要な注意
など、実務的な情報を伝えるものです。
この2つを一つの長い文章にまとめると、重要な情報が埋もれてしまうことがあります。
内容によっては、
「最初に短くあいさつする」
「その後、司会や担当者から必要な案内をする」
という分け方もできます。
どこで、誰が伝えるかはイベントごとに調整してください。
閉会あいさつでは「終わり」と「お礼」を伝える
閉会あいさつでは、イベントが終了することを参加者に伝えます。
主な内容としては、
参加へのお礼
イベント終了の案内
必要があれば終了後の連絡
などが考えられます。
開会時と同じように、すべてを盛り込む必要はありません。
閉会時には、
「これでイベントが終わること」
「参加してくれたことへの感謝」
が伝われば、あいさつとしての役割を果たしやすくなります。
閉会時の連絡も分けて考える
イベント終了後に、
忘れ物への注意
片付けに関する案内
退出方法
次の予定
などを伝える場合があります。
これらも、必ず閉会あいさつの中にすべて入れる必要はありません。
必要に応じて、
閉会あいさつ
その後の連絡事項
を分けて伝えると、参加者にも分かりやすくなります。
どの連絡が必要かは、実際のイベント内容や学校・PTAの運用に合わせて確認してください。
誰が話すかを事前に決めておく
開会・閉会あいさつでは、
「誰が話すのか」
を事前に整理しておくことも大切です。
イベントによっては、
PTA役員
PTAの代表者
司会担当
学校側
などが話すことがあります。
ただし、誰が話すべきかに一律の決まりがあるわけではありません。
学校やPTAの運用、そのイベントの位置づけに合わせて決めます。
重要なのは、当日になって、
「誰が最初に話す？」
「閉会は誰が担当する？」
と迷わないようにしておくことです。
複数人が話す場合は内容を重ねすぎない
開会や閉会で複数人が話す場合、同じ内容が繰り返されることがあります。
たとえば、
参加へのお礼
イベントの説明
注意事項
終了案内
などを、複数人がそれぞれ話すと全体が長くなりやすくなります。
そのため、事前に、
誰が歓迎を伝えるか
誰がイベント内容を説明するか
誰が連絡事項を伝えるか
などを整理しておくと、重複を減らしやすくなります。
PTA側と学校側で話す内容を分ける場合もある
イベントによっては、PTA側だけでなく学校側からもあいさつがある場合があります。
その場合も、それぞれが同じ内容を話す必要はありません。
たとえば、
PTA側はイベント開催について
学校側は参加者への一言
など、役割を分ける方法があります。
ただし、これはあくまで一例です。
実際に学校側からあいさつがあるか、誰が話すか、どこまで話すかは事前に確認してください。
「長くしない」は固定時間を決めることではない
「あいさつを長くしすぎない」と聞くと、
「何分以内にすればいい？」
と考えるかもしれません。
しかし、この記事では一律の時間基準は設定しません。
イベント規模や内容、話す人数によって必要な長さは変わるためです。
大切なのは、時間だけで判断するのではなく、
同じ内容を繰り返していないか
本題と関係のない説明が増えていないか
参加者が知る必要のある内容に絞れているか
を確認することです。
原稿を作る場合は「全部を書く」必要はない
あいさつ原稿を用意すると安心ですが、長い文章を作らなければならないわけではありません。
たとえば、
最初に伝えること
お礼
必ず伝えたい一言
終わりの言葉
など、要点だけ整理する方法もあります。
一字一句読み上げる方が話しやすい人もいれば、要点だけ書いた方が自然に話せる人もいます。
どちらが正しいというものではありません。
担当する人が話しやすく、必要な内容を忘れにくい方法を選びましょう。
難しい言葉を使う必要はない
PTAイベントのあいさつでは、特別にかしこまった表現を使わなければならないわけではありません。
参加者が子どもや保護者の場合は、分かりやすい言葉の方が伝わりやすいこともあります。
学校行事としての雰囲気やイベントの目的に合わせて、
短く、聞いて分かりやすい表現
を意識するとよいでしょう。
子どもが参加するイベントでは聞きやすさも考える
子どもが参加するPTAイベントでは、長いあいさつが続くと内容を追いにくくなる場合があります。
そのため、
一文を長くしすぎない
必要な内容に絞る
同じ説明を繰り返さない
といった工夫も考えられます。
ただし、年齢やイベント内容によって適切な伝え方は異なります。
参加者に合わせて調整してください。
開会前に話す順番を確認する
当日は、あいさつする人だけでなく、司会や運営担当者も流れを共有しておくと進行しやすくなります。
たとえば、
最初に誰が話すか
次に誰へつなぐか
あいさつ後に何が始まるか
などを確認します。
細かな台本を作らなくても、
誰から誰へつなぐか
が分かっていれば、当日の戸惑いを減らしやすくなります。
閉会後の動きも確認しておく
閉会あいさつが終わったあとに、
参加者がそのまま退出する
何かを受け取る
追加の案内がある
担当者が片付けへ移る
など、次の動きがある場合があります。
閉会あいさつだけを準備して終わりにせず、その後の流れも確認しておきましょう。
必要な案内がある場合は、誰が伝えるかも決めておくと安心です。
前年のあいさつ文をそのまま使う必要はない
前年の資料に開会・閉会あいさつの原稿が残っている場合、参考にすることはできます。
ただし、
今年のイベント内容
参加対象
担当者
学校側の関わり方
当日の案内
が前年と同じとは限りません。
そのため、前年原稿をそのまま使用するのではなく、今年必要な内容に合っているか確認しましょう。
原稿を作ったら「削れるところ」がないか見る
あいさつ原稿を作ったあと、一度読み返してみると、
「同じことを別の言い方で繰り返している」
「連絡事項まで全部入っている」
と気づくことがあります。
その場合は、
同じ内容を一つにまとめる
実務連絡を別にする
なくても意味が変わらない部分を削る
などして整理します。
文章を増やすより、何を残すかを選ぶことが大切です。
まとめ｜必要な内容に絞り、役割を分けて準備する
PTAイベントの開会・閉会あいさつは、長く話すことが目的ではありません。
開会では、
参加への歓迎やお礼
イベント開始の案内
必要な場合の簡単な案内
などを整理します。
閉会では、
参加へのお礼
イベント終了の案内
必要な場合の連絡
などを考えます。
さらに、
誰が話すか
複数人で内容が重複していないか
あいさつと連絡事項を分けられないか
参加者に必要な内容へ絞れているか
を確認すると、全体を整理しやすくなります。
本文画像①やアイキャッチに描かれている人物・会場・あいさつ場面は、記事内容を説明するための一般的な生成イメージです。実際のPTA役員、学校、会場、開催実績を示したものではありません。
また、記事内で挙げた内容は、すべての学校やPTAイベントに共通する固定ルールや、唯一の正しい挨拶文ではありません。
学校やPTAの運用、イベント内容、当日の役割分担に合わせて調整してください。
開会・閉会あいさつは、必要な内容に絞り、短く分かりやすく伝えることを意識しましょう。
誰が何を伝えるのかを事前に整理しておけば、当日の進行も分かりやすくなります。
PTAイベントの企画や出演者選びもご相談ください
PTAイベントでは、開会・閉会のあいさつだけでなく、参加する子どもたちや保護者に合った企画内容、当日の進行、外部出演者との連携なども事前に整理しておくと準備しやすくなります。
外部出演者を招く企画を検討している場合は、イベントの目的や参加対象、会場条件などを伝えながら相談すると、当日の流れも組み立てやすくなります。
シャボン玉ショーを検討している方は、キッズパフォーマーTOMOのマジカルシャボン玉ショーのサービス案内も参考にしてください。
