児童館で外部出演者を呼ぶときの施設側確認ポイント

児童館で子ども向けイベントを企画するとき、外部出演者を呼ぶことがあります。

その際は、出演内容だけを確認するのではなく、児童館という施設が普段どのように利用されているかを踏まえて、当日の使い方を整理しておくことが大切です。

児童館では、イベント参加者だけでなく、普段どおり遊びに来る子どもや親子が同じ時間帯にいる場合があります。また、途中からイベントに参加したり、途中で別の活動へ移ったりすることもあります。

そのため、外部出演者を呼ぶ場合は、

• どこでイベントを行うか
• 普段の利用者とどのように空間を分けるか
• 子どもが途中参加・途中退出できるか
• 使用できる設備や備品は何か
• 施設職員がどのように見守るか
• 出演者へどの施設条件を共有するか

といったことを、施設側と出演者側で事前に確認しておく必要があります。

この記事では、児童館で外部出演者を呼ぶときに、施設側が整理しておきたい確認ポイントを紹介します。

まずイベントの目的と対象を整理する

外部出演者へ相談する前に、児童館側でイベントの目的と対象を整理しておくと、その後の打ち合わせを進めやすくなります。

例えば、

• 小学生を中心にしたイベントなのか
• 乳幼児親子も同じ時間帯にいる可能性があるのか
• 見ることが中心なのか
• 参加や体験を含む企画なのか
• 普段の児童館利用の中にイベントを組み込むのか

によって、必要な会場の使い方や進行方法が変わります。

「子ども向けイベントをお願いしたい」という情報だけでは、出演者側も会場の使い方や参加方法を具体的に考えにくい場合があります。

誰を対象に、どのような時間をつくりたいのかを施設側で整理してから相談することが最初のポイントです。

通常利用者がいる時間帯か確認する

児童館では、イベント開催中も通常利用が続く場合があります。

イベント参加者だけで施設全体を使用できるとは限らないため、同じ時間帯にどのような利用者がいる可能性があるか確認しておきましょう。

例えば、

• イベントに参加しない小学生
• 乳幼児と保護者
• 自由来館している子ども
• 別の活動をしている利用者

がいる場合があります。

こうした通常利用者がいる場合は、イベントの音や人の動き、使用する場所が、ほかの活動へどの程度影響するかを施設内で検討します。

必要に応じて、イベントに使う範囲を限定したり、普段の活動場所を一部残したりする方法も考えられます。

使用する場所とその周辺を確認する

外部出演者を呼ぶときは、「遊戯室で行う」「多目的室を使う」といった部屋の名称だけでなく、その場所を実際にどのように使用できるかを確認します。

確認しておきたいのは、例えば次のような点です。

• イベントに使用できる範囲
• 出入口の位置
• 普段から置かれている家具や遊具
• 移動できる机や椅子
• 出演者が使える前方スペース
• 子どもが見る場所や参加する場所
• 通常利用者が使う場所との関係

会場の広さだけで判断するのではなく、実際にどの範囲をイベントに使えるのかを見ることが重要です。

家具や備品を移動する場合も、イベント担当者や出演者側の判断だけで動かさず、施設職員間で事前に確認しましょう。

出演者に児童館特有の利用状況を共有する

外部出演者が普段、学校やホール、商業施設などでも出演している場合、児童館特有の利用方法までは把握していないことがあります。

そのため、児童館側から必要な情報を共有しておくことが大切です。

例えば、

• 自由来館の施設であること
• 開始時刻に全員がそろうとは限らないこと
• 途中から参加する子どもがいる可能性
• 途中で帰宅したり別の活動へ移ったりする可能性
• イベント参加者以外も施設を利用している可能性
• 乳幼児親子など、別の年齢層がいる場合があること

などです。

こうした条件を出演者が事前に理解していれば、イベントの始め方や参加方法、途中参加への対応などを相談しやすくなります。

途中参加・途中退出への考え方を確認する

児童館イベントでは、途中参加や途中退出が起こることがあります。

そのため、イベントが「開始から終了まで全員が同じ席に座る」ことを前提にしていると、実際の施設利用と合わない場合があります。

事前に、

• 途中から参加しても内容についていけるか
• 途中で退出しても進行を大きく止めずに済むか
• 出入口まで移動しやすいか
• 途中参加者が入れる余地を残せるか

などを出演者と確認しておくとよいでしょう。

もちろん、すべてのイベントを途中参加可能にしなければならないわけではありません。

イベント内容と施設の運用方法を照らし合わせ、どのような参加方法にするかを事前に共有することが重要です。

施設で使用できる設備を確認する

外部出演者から、会場設備について確認されることがあります。

その場合は、分かる範囲で施設側の条件を伝え、必要に応じて実際の場所を確認します。

例えば、

• 使用できる机や椅子があるか
• 使用できる電源があるか
• 音響設備などを施設側で用意するのか
• 出演者が持ち込む物をどこへ置けるか
• 準備中に使用できるスペースがあるか

などです。

ただし、どの設備を使用できるか、どのような条件があるかは施設によって異なります。

一般的なイベント会場の条件をそのまま当てはめず、実際に使用する児童館で確認してください。

持ち込み物の置き場所も確認する

外部出演者は、イベント内容によって道具や機材などを持ち込む場合があります。

その際、会場内へ置けるかどうかだけでなく、イベント前後にどこへ置くのかも確認しておくと進めやすくなります。

確認したい点としては、

• 持ち込む物のおおまかな種類
• 準備中に置いておく場所
• 子どもの普段の動線と重ならないか
• 終了後に搬出するまでの置き場所

などがあります。

出演者側が必要な物を施設側へ伝え、施設側が使用できる場所を確認するという形で調整します。

職員の見守りとイベント進行の役割を整理する

外部出演者を呼んでも、児童館としての通常運営や子どもの見守りまで出演者へ任せるわけではありません。

施設側では、イベント中に誰がどのような役割を担当するか確認しておきます。

例えば、

• イベント参加中の子どもの様子を見る職員
• 通常利用している子どもを見る職員
• 出入口や途中参加に対応する職員
• 出演者との連絡を担当する職員

などです。

実際の役割分担は、施設の職員体制や当日の利用状況によって異なります。

特定の人数や配置を一律の基準として決めるのではなく、児童館側で必要な体制を確認してください。

イベント中の進行変更についても共有しておく

当日は、事前に想定していた状況と異なることもあります。

例えば、参加する子どもの様子や施設の利用状況によって、開始方法や参加方法を調整したほうがよい場合があります。

そのため、事前の打ち合わせで、

• 変更が必要な場合は誰が出演者へ伝えるか
• 参加方法を変更できる範囲
• 予定より利用者が増減した場合の考え方
• 施設側から進行について相談できるか

などを確認しておくと、当日のやり取りがしやすくなります。

イベントの進行を完全に固定するのではなく、施設側と出演者側で必要に応じて相談できる関係を作っておくことが大切です。

一般的なイベント運営の確認事項と児童館固有条件を分ける

外部出演者を呼ぶ際には、日程や会場設備、準備方法など、どの会場でも必要になる一般的な確認事項があります。

一方、児童館では、

• 自由来館であること
• 通常利用者が同じ時間帯にいること
• 途中参加・途中退出が起こり得ること
• さまざまな年齢の利用者がいる可能性
• 普段の活動スペースをイベントと共有する場合があること

など、施設特有の条件があります。

一般的な会場確認だけで終わらせず、児童館だからこそ出演者へ伝える必要がある条件を整理することが重要です。

児童館で外部出演者を呼ぶときは「施設の日常」を共有する

児童館で外部出演者を呼ぶときは、イベント内容だけでなく、普段の児童館がどのように使われているのかを出演者側へ共有することが大切です。

事前に確認したいポイントを整理すると、次のようになります。

• イベントの目的と対象
• 通常利用者がいる時間帯か
• イベントに使用する場所
• 途中参加・途中退出への対応
• 使用できる設備や家具
• 持ち込み物の置き場所
• 施設職員の見守りと役割分担
• 当日の状況に応じた進行調整
• 出演者へ共有すべき児童館固有の利用条件

今回の画像は、児童館職員と外部関係者が事前確認をしている場面を示す一般的な生成イメージです。実在する施設や職員、出演者本人の写真ではなく、特定施設の標準的な運用方法や安全基準を示すものでもありません。

外部出演者へ「イベント会場」だけを伝えるのではなく、通常利用者の存在や参加方法、施設側の運営体制など、児童館の日常的な使われ方を必要な範囲で共有しておくことが、施設側の事前確認で重要なポイントです。

児童館で外部出演者を招いた子ども向けイベントを検討されている方は、参加する子どもの年齢や施設の利用状況、使用する場所などを整理しておくと、実施方法を相談しやすくなります。

キッズパフォーマーTOMOの出演についてご検討中の方は、公式お問い合わせフォームからご相談ください。児童館のイベント内容や会場の条件などをお知らせいただき、実施方法について相談を進められます。