社内イベントで社員家族が参加しやすい時間構成とは？
社内イベントに社員家族も参加してもらうとき、
「開始時間に全員がそろう形でよい？」
「子ども連れでも無理なく参加できる時間構成にしたい」
「全体企画と自由に過ごす時間をどう組み合わせればよい？」
と考えることがあります。
社員本人だけが参加するイベントであれば、開始時間や進行をそろえやすい場合があります。
一方、社員家族が参加するイベントでは、家族ごとに到着時間や滞在時間が異なることがあります。
小さな子どもがいる家族、途中から参加する家族、早めに退出する家族など、それぞれの事情に合わせて参加できる構成が必要です。
そのため、社員家族向けの社内イベントでは、最初から最後まで全員が同じ流れで動くことを前提にするのではなく、
自由に参加できる時間
全体で集まる時間
再び自由に過ごせる時間
を組み合わせる考え方が役立ちます。
この記事では、社員家族が参加しやすい社内イベントの時間構成について整理します。
目次
社員家族向けイベントでは全員が同じ時間に動けるとは限らない
社員家族向けイベントでは、参加者によって当日の予定が異なります。
たとえば、
開始時間から参加できる家族
途中から来場する家族
小さな子どもの生活リズムに合わせて動く家族
短時間だけ参加する家族
最後までゆっくり過ごす家族
などが考えられます。
そのため、
「開始時間になったら全員集合」
「最初から最後まで同じプログラムに参加」
という構成だけでは、参加しにくい家族が出る場合があります。
社員家族が参加するイベントでは、時間に多少の幅を持たせることが大切です。
「自由参加→全体企画→自由時間」で考える
社員家族が参加しやすい時間構成を考えるときは、イベント全体を大きく3つに分けると整理しやすくなります。
自由参加の時間
イベント開始直後から、すべての家族を一つの場所へ集める必要はありません。
来場した家族から、
交流スペースを利用する
簡単な体験に参加する
家族で会場を見て回る
休憩する
といった形で自由に過ごせる時間を作る方法があります。
この時間があることで、少し遅れて到着した家族もイベントへ入りやすくなります。
全体企画の時間
イベントの中に、みんなで集まる時間を設けることもできます。
たとえば、
ステージ企画
全体で楽しむプログラム
短いセレモニー
家族で一緒に参加する企画
などです。
本文画像①の中央ステージも、このような全体で集まるメインプログラムの一例として考えます。
特定のショーやサービスを必須とする意味ではありません。
自由に過ごす時間
全体企画が終わった後に、再び自由に過ごせる時間を設ける方法があります。
家族ごとに、
体験へ参加する
社員同士で会話する
家族で休憩する
自分たちのタイミングで退出する
といった過ごし方を選べます。
このように、イベント全体を一つの長いプログラムにせず、全体で集まる時間と自由に動ける時間を分けることで、家族ごとの予定に対応しやすくなります。
開始直後に全員集合させない方法もある
イベントの開始時間を設定していても、その時刻に全員が会場へ到着できるとは限りません。
社員家族向けイベントでは、
子どもの準備に時間がかかる
家庭の予定がある
移動時間に差がある
社員本人の勤務状況によって参加開始が異なる
といった場合があります。
そのため、イベント開始直後に重要なメイン企画を置くと、少し遅れた家族が参加しにくくなることがあります。
開始後しばらくは自由参加の時間とし、その後に全体企画を置く方法も考えられます。
ただし、これはすべてのイベントで必要という意味ではありません。
参加者の条件や会場の使い方に合わせて判断することが大切です。
全体企画の時間は長くしすぎない
みんなで集まる時間はイベントの一体感を作りやすい一方で、長時間になると小さな子どもには負担になる場合があります。
そのため、
子どもが途中で休憩できるか
途中退出しやすいか
親子で一緒に見られるか
長時間同じ姿勢を求めないか
といった点を確認しておきましょう。
全体企画を長くするより、イベントの中に一つの山場として置き、その前後を自由時間にする方法もあります。
定刻型と自由参加型を組み合わせる
社員家族向けイベントでは、
開始時刻が決まっている企画
と
好きなタイミングで参加できる企画
を組み合わせると、時間構成を作りやすくなります。
定刻型の企画には、
全体で集まるメインプログラム
セレモニー
時間を決めて行う体験
などがあります。
自由参加型には、
工作
短時間の体験
交流スペース
フォトスポット
休憩スペース
などが考えられます。
すべてを自由参加にするとイベント全体の区切りが弱くなる場合があります。
反対に、すべてを定刻型にすると、家族ごとの予定に合わせにくくなります。
両方を組み合わせることで、参加しやすさとイベントらしいまとまりを両立しやすくなります。
子どもの生活リズムも時間構成に影響する
社員家族向けイベントでは、子どもの年齢によって過ごしやすい時間が異なる場合があります。
小さな子どもでは、
食事
休憩
昼寝
疲れやすさ
などがイベント参加に影響することがあります。
そのため、子ども連れの家族が参加する場合は、長時間ずっと企画へ参加する構成にしないほうが利用しやすい場合があります。
自由に休憩できる時間や、途中で抜けやすい構成を作ることで、家族側が無理なく調整できます。
途中参加でも流れが分かるようにする
自由参加の時間を設けても、途中から来た家族が
「今は何をしているの？」
「次は何があるの？」
と分からなければ参加しにくくなります。
そのため、
今利用できる企画
次の全体企画
自由に過ごせる場所
退出しやすいタイミング
などを分かりやすく案内することが大切です。
長い説明を用意する必要はありません。
途中から来た家族でも、短い案内で現在の状況を理解できることが重要です。
全体企画の前後に移動時間を考える
全体企画が始まるとき、多くの家族が同じ場所へ移動する場合があります。
また、終了後には一斉に別の場所へ移動することもあります。
そのため、
体験エリアから全体企画の場所へ移動できるか
ベビーカーでも移動しやすいか
終了後に人が一か所へ集中しないか
休憩スペースへの動線が確保されているか
を確認しておきましょう。
時間構成を考えるときは、プログラムそのものの長さだけでなく、プログラム間の移動時間もイベントの一部として考えることが大切です。
自由時間は「何もない時間」ではない
自由に過ごせる時間というと、
「何も企画していない時間」
のように感じることがあります。
しかし、社員家族向けイベントでは、
家族で話す
社員同士で交流する
子どもが体験を選ぶ
休憩する
写真を撮る
といった時間も重要です。
すべての時間をプログラムで埋める必要はありません。
むしろ、自由時間を設けることで、家族ごとの参加ペースを調整しやすくなります。
自由時間にも最低限の選択肢を用意する
自由時間といっても、会場に何もない状態では過ごしにくい場合があります。
そのため、
簡単な体験
交流スペース
休憩場所
見るだけでも楽しめるもの
など、いくつかの選択肢を用意すると使いやすくなります。
企画を増やしすぎる必要はありません。
家族が、
「今はこれをしよう」
「少し休もう」
と選べる程度の幅を作ることがポイントです。
退出する時間を一つに固定しすぎない
社員家族向けイベントでは、すべての家族が同じタイミングで退出できるとは限りません。
そのため、
「最後まで参加しないと帰れない」
という雰囲気を作ると、小さな子どもがいる家族には負担になる場合があります。
全体企画が終わった後に自由時間を設ければ、
そのまま退出する
もう少し体験する
社員同士で話す
家族で休憩する
といった選択ができます。
参加終了のタイミングを家族側が選びやすくすることも、時間構成を考えるうえで重要です。
全員が同じプログラムを全部体験する必要はない
社員家族向けイベントでは、
「用意した企画には全員参加してもらいたい」
と考えることがあります。
しかし、家族ごとに子どもの年齢や興味、滞在時間は異なります。
そのため、
全体企画だけ参加する家族
体験企画を中心に楽しむ家族
交流を中心に過ごす家族
短時間だけ参加する家族
がいても構いません。
すべての人に同じ体験を提供することより、家族ごとに無理のない参加方法を選べることを優先すると参加しやすくなります。
時間構成を複雑にしすぎない
参加しやすさを考えて多くのプログラムを組み込むと、今度は時間割が複雑になる場合があります。
企画が細かく切り替わると、
次に何があるか分かりにくい
移動が増える
子どもが落ち着いて過ごせない
スタッフの案内負担が増える
ことがあります。
そのため、時間構成はできるだけシンプルにします。
たとえば、
自由参加
↓
全体企画
↓
自由時間
という大きな流れだけでも、イベント全体を整理しやすくなります。
イベントの目的に合わせて全体企画の位置を決める
全体企画をいつ行うかは、イベントの目的によって変わります。
たとえば、
社員と家族が最初に一体感を持つことを重視する場合。
ある程度自由に交流した後で全体企画を行いたい場合。
全体企画をイベントの山場として中央に置きたい場合。
など、考え方はさまざまです。
重要なのは、
「一般的にこの順番が正しい」
と決めることではありません。
参加する家族の条件と、イベントで作りたい時間に合わせて位置を決めましょう。
社内イベントでは「参加できる時間の幅」を作る
社員家族向けの社内イベントでは、開始から終了までのすべての時間に参加できない家族もいます。
そのため、
「この時刻に来なければ楽しめない」
「最後までいなければ参加した意味がない」
という構成を避けることが、参加しやすさにつながります。
大切なのは、
到着後すぐに自由に参加できる
みんなで集まる時間がある
その後も家族のペースで過ごせる
必要なタイミングで退出できる
という流れです。
社員家族が参加しやすい時間構成は「余白」を作る
社員家族向けイベントでは、プログラムをすき間なく並べるよりも、家族が自分たちのペースを調整できる余白が重要です。
そのためには、
自由参加の時間を設ける
全体企画を一つの区切りとして使う
全体企画の後にも自由時間を残す
途中参加・途中退出を想定する
休憩や交流の時間もイベントの一部として考える
といった点を組み合わせます。
全員が同じ時間に来て、同じ企画へ参加し、同じ時間に帰る必要はありません。
社員家族向けの社内イベントでは、「全員を同じ時間に動かす」のではなく、「家族ごとに無理なく参加できる時間の幅を作る」ことが大切です。
イベントの時間割を考えるときは、企画を詰め込む前に、家族がいつ来ても、どこかから自然に参加できる流れになっているかを確認してみてください。
社員家族向けの社内イベントでは、すべての家族を同じ時間に動かすのではなく、自由参加・全体企画・自由時間を組み合わせ、家族ごとに無理なく参加できる時間構成を考えることが大切です。
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