PTAイベントで司会をするときに準備しておきたいこと
PTAイベントで司会を担当することになり、
「人前でうまく話せるか不安」
「何を手元に準備すればいい？」
「予定どおり進まなかったらどうしよう」
と感じることがあります。
普段から司会をしている人でなければ、緊張するのは自然なことです。
ただ、PTAイベントの司会では、話し方の上手さだけで進行が決まるわけではありません。
むしろ大切なのは、
当日の流れが分かる進行表
実際に話す内容をまとめた司会用メモ
分からないことが出たときの確認先
などを事前にそろえておくことです。
必要な情報が手元にあれば、すべてを暗記しなくても進行しやすくなります。
この記事では、PTAイベントで司会を担当するときに、事前に準備しておきたいことを整理します。
目次
司会は「話し方」より事前準備から考える
司会というと、
「聞き取りやすく話さなければ」
「盛り上げなければ」
「間違えずに話さなければ」
と考えやすいかもしれません。
もちろん、参加者へ伝わりやすく話すことは大切です。
ただし、PTAイベントで特に重要なのは、話し方のテクニックだけではありません。
当日の流れや案内内容を事前に確認し、
「次に何をするか」「何を伝えるか」「迷ったら誰に確認するか」
が分かる状態を作っておくことが、安心して司会をするための土台になります。
司会担当が準備しておきたい3つのもの
まず、司会担当が手元にそろえておきたいものを整理します。
主な準備は、
進行表
司会用メモ
確認先
の3つです。
本文画像①は、PTAイベントで司会を担当する際の準備視点を整理した一般的な生成イメージです。実際の学校、PTAイベント、司会担当者、開催実績を示す写真ではありません。
また、画像内の項目がすべてのPTAイベントで必須になるという意味でもありません。
実際には、学校やPTAの運用、イベント内容、会場、担当者同士の役割分担に合わせて確認してください。
進行表は司会が確認しやすい形にする
イベント全体の進行表が用意されていても、司会担当が見づらければ当日に使いにくくなります。
司会が確認したいのは、
次に何をするか
どこで案内を入れるか
誰が動く場面か
企画の切り替えはどこか
終了後に何を案内するか
といった情報です。
そのため、運営全体の進行表をそのまま持つだけでなく、必要に応じて司会が確認しやすいように印をつけたり、補足を書き込んだりすると使いやすくなります。
すべてを細かく書き直す必要はありません。
司会として確認したい場所がすぐ分かる状態にしておくことがポイントです。
進行表と司会用メモは役割を分ける
進行表と司会用メモは、同じものとして考えなくても構いません。
進行表は、
「イベントがどの順番で進むか」
を確認するものです。
一方、司会用メモは、
「その場面で何を伝えるか」
を確認するために使います。
たとえば司会用メモには、
開始時に伝える内容
次の企画への案内
出演者や企画の紹介
注意事項
終了時の案内
などを短くまとめておく方法があります。
文章をすべて暗記する必要はありません。
当日、見れば内容を思い出せる程度に整理しておくだけでも進行しやすくなります。
司会用メモは長くしすぎない
司会用メモを準備すると安心ですが、文章を長くしすぎると、かえって必要な場所を見つけにくくなることがあります。
たとえば、
必ず伝えること
名前や企画名など間違えたくない部分
切り替え時の一言
注意事項
など、必要な情報を中心に整理します。
一字一句そのまま読むための長い原稿にするか、要点だけを書くかは、担当者が使いやすい方法で構いません。
大切なのは、当日に自分が確認しやすいことです。
開会・切り替え・閉会の案内を準備する
司会が話す場面は、イベントによって異なります。
一般的には、
開始前や開会時
企画の切り替え
出演者や内容の紹介
必要な注意案内
終了時や閉会時
などがあります。
それぞれの場面で何を伝える必要があるか、事前に確認しておきましょう。
ここでは、開会・閉会の挨拶そのものを長く作り込む必要はありません。
まずは、
「誰に、何を伝える場面なのか」
が分かるように準備しておくことが大切です。
読み間違えたくない情報は事前に確認する
司会用メモの中には、当日その場で考えるより、事前に確認しておいた方がよい情報があります。
たとえば、
人名
企画名
出演者名
読み方が分かりにくい言葉
参加者へ必ず伝える案内
などです。
名前や名称は、思い込みで読まず、必要に応じて事前に確認しておきましょう。
特に外部出演者やゲストがいる場合は、紹介するときの名称や呼び方を確認しておくと安心です。
この記事では具体的な人名や出演者名は設定しません。
実際のイベントで使用する情報を確認してください。
外部出演者がいる場合は紹介内容を確認する
外部出演者を招くPTAイベントでは、司会が紹介を担当することがあります。
その場合は、
どのように紹介するか
紹介する名称
どこまで説明するか
司会から合図を出す必要があるか
などを事前に確認します。
司会側の判断だけでプロフィールや実績を付け加えるのではなく、必要な場合は出演者側やイベント担当者に確認しましょう。
紹介を短くするか詳しくするかも、イベント全体の進行に合わせて決めます。
注意事項は「誰が伝えるか」も決める
イベントによっては、参加者へ事前に伝えたい注意事項がある場合があります。
ただし、注意事項があるからといって、すべて司会が説明する必要があるとは限りません。
司会が伝える
受付で案内する
担当者が個別に説明する
掲示や配布物で伝える
など、内容に応じて方法を分けることもできます。
司会担当は、
「自分が伝える内容はどこまでか」
を事前に確認しておきましょう。
予定変更時の確認先を決めておく
当日のイベントが、進行表どおりに進むとは限りません。
たとえば、
開始が少し遅れる
準備に時間がかかる
次の企画へ進めるか判断が必要になる
出演者や担当者との確認が必要になる
といった場面も考えられます。
このとき、司会が一人で判断しようとすると負担が大きくなります。
事前に、
PTA内の誰へ確認するか
学校側への確認が必要な場合は誰を通すか
出演者がいる場合は誰と連携するか
を整理しておきましょう。
具体的な連絡体制は学校やイベントごとに異なるため、その場の運用に合わせて決めてください。
司会が一人で全体判断を抱え込まない
司会は参加者から見える立場にいるため、当日の判断まで全部任されているように感じることがあります。
しかし、
時間を変更するか
企画を短くするか
内容を変更するか
学校側へ確認するか
といった判断まで、司会担当が一人で決める必要があるとは限りません。
むしろ、判断する担当者と司会担当を分けておくと、司会は参加者への案内に集中しやすくなります。
「変更が必要なときは誰が決めるか」を事前に共有しておきましょう。
マイクがある場合は事前に確認する
会場でマイクを使う場合は、当日いきなり持つのではなく、可能な範囲で事前に確認しておくと安心です。
確認したいのは、
どのマイクを使うか
どこで受け取るか
どの位置で話すか
原稿を持ちながら使いやすいか
などです。
音響機器そのものの専門的な調整を司会が担当する必要はありません。
司会としては、自分がどこで、どのように話すのかが分かる状態にしておくことを意識しましょう。
立ち位置も確認しておく
司会の立ち位置は、会場によって異なります。
ステージ付近で話す場合もあれば、会場の横や参加者から見える場所で案内する場合もあります。
事前に、
どこに立つか
出演者や担当者の移動を妨げないか
原稿や進行表を置けるか
次の担当者と連携しやすいか
などを確認すると、当日の動きを想像しやすくなります。
必ず特定の場所に立つというルールではありません。
会場やイベント内容に合わせて判断してください。
原稿は見やすさを優先する
司会用メモを作るときは、内容だけでなく見やすさも大切です。
たとえば、
場面ごとに区切る
必ず読む部分を分かりやすくする
自分が確認したい言葉を目立たせる
ページをめくる場所を分かりやすくする
といった工夫があります。
細かい文章を詰め込みすぎるより、当日に必要な部分をすぐ確認できる方が使いやすいことがあります。
作り方に決まった形式はありません。
司会担当本人が使いやすい形にしましょう。
当日の開始前に流れをもう一度確認する
準備した進行表や司会メモは、当日の開始前にも確認します。
特に、
変更された部分がないか
出演者や担当者がそろっているか
最初の案内内容
確認先
終了後の案内
などを見直しておくと安心です。
前日までに作った内容と、当日の状況が同じとは限りません。
変更があれば、司会用メモにも反映しておきましょう。
完璧に話すことを目標にしすぎない
PTAイベントの司会では、プロの司会者のような話し方を目指す必要はありません。
参加者が知りたいのは、
今から何が始まるのか
次にどう動けばよいのか
必要な案内は何か
といった情報です。
少し言い直すことがあっても、必要な内容が伝われば進行できます。
話し方そのものに意識を集中させすぎず、必要な情報を落ち着いて伝えられる準備をしておきましょう。
まとめ｜進行表・司会メモ・確認先をそろえておく
PTAイベントで司会を担当するときは、話し方の上手さだけを気にする必要はありません。
事前に、
イベント全体の流れが分かる進行表
当日話す内容を確認できる司会用メモ
予定変更や確認が必要なときの連絡先
読み間違えたくない名称や案内内容
マイク・立ち位置・原稿の見やすさ
などを整理しておくと、当日の負担を減らしやすくなります。
本文画像①やアイキャッチに描かれている人物・会場・資料は、司会準備のイメージを伝えるための一般的な生成イメージです。実際のPTA役員、学校、会場、開催実績を示したものではありません。
また、記事内で紹介した準備方法が、すべての学校やPTAイベントに共通する唯一の進め方という意味でもありません。
学校やPTAの運用、イベント内容、担当者同士の役割分担に合わせて調整してください。
司会担当がすべてを暗記したり、一人ですべてを判断したりするのではなく、必要な情報と確認先を手元にそろえておくことが大切です。
準備できる部分を事前に整理し、当日は参加者への案内に集中できる状態を作っておきましょう。
PTAイベントの企画や出演者選びもご相談ください
PTAイベントでは、司会進行だけでなく、参加する子どもたちや保護者に合った企画内容、当日の流れ、外部出演者との連携など、事前に整理しておきたいことがいくつもあります。
外部出演者を招く企画を検討している場合は、参加対象や会場条件、イベントの目的を伝えながら相談すると、当日の進行も組み立てやすくなります。
シャボン玉ショーを検討している方は、キッズパフォーマーTOMOのマジカルシャボン玉ショーのサービス案内も参考にしてください。
